9 Tipps für bessere Entwicklungsdokumentation

1. ‚Aha‘-Momente

Eine gute Möglichkeit, Abwechslung in Ihre Beobachtungsbögen zu bringen, ist die Einbeziehung von Meilensteinen bzw. von ‚Aha‘-Momenten. Dies sind weniger formale Beobachtungen, sondern vielmehr Erfolge, wenn ein Kind etwas zum allerersten Mal tut.

Standarddaten, die für jedes Kind gelten, sind ein guter Anfang, z. B. „Mein erster Tag in der Kindertagesstätte“ oder „Mein erster Geburtstag in der Kindertagesstätte“. Danach können Sie das erste Mal erwähnen, wenn das Kind etwas Neues ausprobie2rt hat und wann es kleine Erfolge erzielt hat.

Zeitersparnis?

Nehmen Sie sich die Zeit, eine umfangreiche Liste möglicher ‚Aha’-Momente zu erstellen, auf die sich die MitarbeiterInnen beziehen können. Schauen Sie alte Lernjournale durch und notieren Sie, wenn Sie etwas Neues finden. In der täglichen Praxis ist es sehr hilfreich, wenn die MitarbeiterInnen über diese Informationen verfügen, denn so wird sich der Zeitaufwand für diese kleinen Ergänzungen erheblich verringern.

2. Mehr Fotos, weniger Arbeit

Beobachtungen erfordern ein gewisses Maß an Detailgenauigkeit, und die MitarbeiterInnen müssen sich die Zeit nehmen, um die jeweiligen nächsten Schritte zu erkennen und jedes Kind zu bewerten. Wir sind immer stärker visuell geprägt, und je mehr man mit Fotos erklären kann, desto besser.

Mit Hilfe großartiger Online-Systeme zur Zusammenstellung der Fotos und kostenloser Programme zum Ausdrucken können Sie Fotos auch über die Beobachtungen hinaus verwenden. Eltern lieben es, Fotos zu sehen, und eine große Auswahl macht einen wesentlichen Unterschied im Erscheinungsbild Ihrer Entwicklungsdokumentation.

Zeitersparnis?

Niemand möchte, dass die Technologie die eigentliche Arbeit beeinträchtigt. Überlegen Sie vielleicht, ausgewählte MitarbeiterInnen mit ein paar Stunden in der Woche zu beauftragen, hier und da einige Fotos zu machen, damit sich alle anderen ErzieherInnen auf die wichtige Betreuungs- und Förderungsarbeit konzentrieren können, die sie anbieten.

3. Meine Lieblinge

Gibt es ein Lied oder einen Kinderreim, von dem ein Kind nicht genug bekommen kann? Ihr Lieblingsbuch, Spielzeug oder ein Spielbereich, den Sie eingerichtet haben? Nehmen Sie es auf!

Das Hinzufügen von „Meine Lieblinge“-Bildern oder kleinen Notizen hat viele verschiedene Zwecke. Wenn die Kinder in die Schule kommen, können die Eltern auf all die Dinge zurückblicken, die sie auf dem Weg dorthin gerne gemacht haben.

Zeitersparnis?

Das Gute an dieser Sache ist, dass diese Dinge normalerweise selbsterklärend sind. Legen Sie einfach ein kleines Dokument in Ihrem System an, in dem Sie all diese Dinge notieren können, und sie sind ganz einfach auszufüllen.

4. Wiederholen Sie Ihre Arbeit nicht

Am frustrierendsten ist es, wenn die MitarbeiterInnen gezwungen sind, ihre Arbeit doppelt und dreifach zu erledigen. Sorgen Sie dafür, dass dies nicht passiert. Wenn Sie eine Kita-Software nutzen, ist es einfach, Informationen und Fotos zu kopieren. Bei handschriftlichen Notizen ist der Fotokopierer Ihr bester Freund. Sie können die Aushänge mit den Arbeiten der Kinder in die Entwicklungsdokumentation übertragen und so sowohl Zeit für die Aushänge als auch für die Beobachtungsbögen selbst sparen.

Zeitersparnis?

Dieser Punkt ist ziemlich selbsterklärend. Es lohnt sich, alle Ihre Beiträge für Beobachtungsbögen und andere Unterlagen zu überprüfen und nach Möglichkeiten zu suchen, wie Sie die Arbeit für mehrere Zwecke nutzen können. Sie werden erstaunt sein, wenn Sie feststellen, wie viel Schreibarbeit Sie sich sparen können.

5. Einbeziehen der Kinder

Wer redet nicht gern über sich selbst? Ob es darum geht, die Titelseiten zu gestalten, hier und da etwas hinzuzufügen oder einfach nur die Fotos mit Ihnen gemeinsam anzuschauen - beziehen Sie die Kinder in den Prozess der Erstellung der Beobachtungsbögen doch mal ein.

Zeitersparnis?

Sie haben die Möglichkeit, sich mit den Kindern persönlich zu beschäftigen und sie bei ihrer emotionalen Entwicklung zu begleiten. Papierkram in die Arbeit einbinden, auf die es wirklich ankommt.

6. Mein einzigartiges Kind & Mehr

Die Einbeziehung der Eltern ist der Schlüssel zur Erstellung eines großartigen Entwicklungsberichts (und nimmt Ihnen gleichzeitig etwas von der Arbeit ab!). Ein guter Anfang ist es, die Eltern zu bitten, die Seite „Mein einzigartiges Kind“ auszufüllen, wenn es neu in die Kita kommt. 

Es kann alles enthalten, von grundlegenden Informationen bis hin zu den Lieblingsbeschäftigungen, was die Kinder zum Lachen bringt und wie sie ihren Tag verbringen. Es ist von unschätzbarem Wert für den Einstieg und zeigt, wie sich die Kinder in der Zeit, die sie in Ihrer Einrichtung verbracht haben, entwickelt haben.

Zeitersparnis?

Warum dort aufhören? Die Journale nach Hause zu schicken mag ein wenig beängstigend erscheinen, wenn sie nicht in digitaler Form vorliegen, aber die Eltern wissen, wie wichtig sie sind, und das Risiko ist viel geringer, als Sie denken. Wenn Sie die Eltern dazu bringen, Fotos, Kommentare und ‚Aha‘-Momente von zu Hause einzutragen, ist das eine großartige Ergänzung für die Dokumentation und nimmt Ihnen einen Teil des Papierkrams ab, der für die Erstellung einer umfassenderen Entwicklungsdokumentation erforderlich ist. Einmal pro Quartal sollte mehr als genug sein.

7. „Wir haben gesehen…“ Notizen

Diese Notizen zu Geschehnissen, Erfolgen und Aktivitäten des Alltags sind viel zwangloser als ausführliche Beobachtungen und eignen sich hervorragend, um dem Alltag in der Kindertagesstätte einen gewissen Rahmen zu geben. Dabei kann es sich um Zufallsbilder oder um kleine Notizen zu einem Ereignis handeln. In jedem Fall tragen sie dazu bei, die Entwicklungsbeobachtungen mit wenig Aufwand zu vervollständigen.

Zeitersparnis?

Versuchen Sie, Post-it-Zettel oder Aufkleber in der Kindertagesstätte zu verteilen. So können die MitarbeiterInnen schnell notieren, wenn etwas mit einem ihrer Bezugskinder passiert, ohne ihren Tagesablauf massiv zu stören, weil Sie Papierkram zu erledigen haben.

8. Vielfalt

Inzwischen sollten Sie den Beobachtungsbögen ein paar mehr Dinge hinzufügen können als nur die formalen Punkte. Kleine Dinge, die Sie zusätzlich zu den wichtigeren Einträgen hinzufügen können, machen es viel einfacher, sich hinzusetzen und diese auf den neuesten Stand zu bringen.

Zeitersparnis?

Eine breite Auswahl an neuen Elementen trägt dazu bei, dass der Prozess der Entwicklungsdokumentation weniger zu einem stumpfen Abhaken von Kästchen wird. Hoffentlich haben die BetreuerInnen nicht mehr das Problem, Dinge in das Lerntagebuch eines Kindes einzutragen, weil dieses Kind Dinge ein wenig anders macht als andere Bezugskinder.

9. Organisation 

Der Schlüssel zu all dem? Sich selbst gut zu organisieren. Auf diese Weise müssen Ihre MitarbeiterInnen nicht jedes Mal, wenn sie sich für eine Aktualisierung hinsetzen, alles selbst machen. Wenn Sie wissen, wie Sie Ihre Zeit und die Ihrer MitarbeiterInnen am besten organisieren können, können Sie viel erreichen. Papierkram zu erledigen und sie dafür zu vergüten, ist ein Muss.

Dinge wie die Bereitstellung von Online- oder Offline-Ordnern, in denen Sie alles sammeln können, was die MitarbeiterInnen ergänzen können, und die ihnen genug Verständnis und Anregungen geben, damit sie in der Lage sind, die Ordner einfach und schnell zu erweitern, sind absolut entscheidend.

Das muss auch nicht unbedingt wöchentlich geschehen. Wenn Sie möchten, können Sie sich jeden Monat Zeit nehmen, um Ihre Beobachtungen und Entwicklungsziele zusammen mit allem anderen, das Sie gesammelt haben, einzutragen. Dann können Sie jedes Quartal, bevor Sie den Bericht nach Hause schicken, die Unterlagen überarbeiten, die nächsten Schritte bewerten, weitere Informationen hinzufügen und sie dann abschicken, damit die Eltern zu einer besseren Entwicklungsdokumentation beitragen können.