Vorteile der Digitalisierung Ihrer Kindertagesstätte

Zugriff auch von unterwegs

Ein großer Vorteil der Digitalisierung der Kita besteht darin, dass Sie die Möglichkeit haben, die Arbeit zu erledigen, wann und wo es Ihnen passt.

Der Zugriff auf alle Informationen, die Sie benötigen, auf jedem Computer, Mobilgerät oder Tablet bedeutet, dass Sie keine Papierstapel mit sich herumtragen müssen, bis Sie gerade mal eine ruhige Minute haben. Oder wenn Sie mitten auf einem Waldspaziergang sind und Ihre Mitarbeiter und Eltern auf den neuesten Stand bringen wollen - mit digitalen Optionen wie Software können Sie das tun, wo auch immer Sie gerade sind.

Erinnern Sie sich an das Gefühl, wenn Sie endlich Zeit haben, das Protokoll oder den Papierkram zu bearbeiten, den Sie schon seit Tagen vor sich herschieben, und Sie merken, dass Sie die Unterlagen irgendwo anders liegen gelassen haben? Das ist mit einer Software kein Problem mehr. Die Verwaltung eines Kindergartens ist im besten Fall chaotisch – die Vorteile eines digitalen Kindergarten sind, dass Sie die Dinge erledigen können, wann immer Sie sie brauchen.

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Kommunikation

Ob wir es wollen oder nicht, beinahe jeder ist heutzutage mit moderner Technik verbunden. Als Kindertagesstätte haben Sie dadurch mehr Möglichkeiten als je zuvor, die Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern.

Websites wie MailChimp machen das Versenden von regelmäßigen Newslettern an neue und bereits bestehende Eltern denkbar einfach. Mit Google Drive können Sie ganz einfach Dokumente mit Ihren MitarbeiterInnen teilen und gemeinsam bearbeiten.

Oder Sie können Nachrichten, Lernjournale, Kalender, und Fotos direkt von Ihrer Kita-Verwaltungssoftware aus mit den Eltern teilen. Die Digitalisierung der Abläufe in der Kita, vor allem wenn Sie direkt von Ihrem Smartphone aus darauf zugreifen können, ist etwas, mit dem analoge Arbeit auf Papier einfach nicht mithalten kann.

Sicherheit

Eine große Sorge bei der Digitalisierung von Kindertagesstätten ist die Sicherheitsproblematik.

Wenn Sie E-Mail-Adressen für den Versand von Newslettern hochladen oder Daten von Kindern in Ihre Software eingeben - ist das sicher? Können Sie der Plattform oder Software vertrauen, die Sie verwenden? Zweifellos ist es beruhigend, wichtige Dokumente offline aufzubewahren, aber viele der Sicherheitsbedenken im digitalen Zeitalter sind unbegründet.

Viele digitale Lösungen arbeiten heute mit der Cloud, und die Software und die Personen, die sie hosten, unterliegen immer schärferen Sicherheitsmaßnahmen. Natürlich sollten Sie vor der Nutzung von Software, die die Cloud nutzt, die Sicherheitsrichtlinien des Anbieters gründlich prüfen, wenn Sie sensible Daten weitergeben wollen. Ein guter Richtwert zur Überprüfung ist, ob die Software die Allgemeine Datenschutzverordnung einhält.

Wenn Sie sich für eine Software entscheiden, sollten Sie sich ansehen, wie das Unternehmen mit der Datenschutzgrundverordnung umgeht, wo sich seine Server befinden und ob es der Datensicherheit Priorität einräumt. Diese Informationen sollten unbedingt auf der Website des Anbieters zu finden sein.

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Zeitersparnis?

Wir können Ihnen nicht versprechen, dass Sie mit jeder digitalen Software mehrere Stunden Ihres Tages einsparen können, aber es gibt einige gängige Möglichkeiten, wie Sie durch die digitale Umstellung etwas Zeit zurückgewinnen können.

Im Allgemeinen wird digitale Software dazu beitragen, einige der manuellen Prozesse zu ersetzen, die Zeit kosten, die Sie einfach nicht aufbringen müssen. Das kann die Dateneingabe sein, die Durchführung von Berechnungen, die automatisch erfolgen könnten, die sekundenschnelle An- und Abmeldung von Kindern und Personal oder das Versenden von Direktnachrichten an die Eltern, anstatt Zeit mit Anrufen und E-Mails zu verbringen. In jedem Fall ist dies einer der Hauptvorteile eines Systems, das Ihnen helfen soll, Ihre Arbeit schneller und effektiver zu erledigen.

Was noch?

Nun, alle Beteiligten haben einen schnelleren Zugang zu Informationen! Alles, was Sie brauchen, steht Ihnen sofort zur Verfügung. Sie sparen Zeit bei der Organisation, wenn ein System alle Informationen an einem Ort zusammenfassen kann. Nehmen Sie zum Beispiel eine Kalenderfunktion, mit der andere auf Ihrer Seite Einladungen abgeben können, oder eine Funktion, mit der Eltern zusätzliche Sitzungen oder Mittagessen über ihr Smartphone anfordern können. So müssen Sie nicht mehr alle Beteiligten befragen, und der Verwaltungsaufwand wird minimiert.

Aktualisierungen in Echtzeit

Einer der größten Vorteile der Verwendung moderner Kita-Software ist, dass sie sich gut auf verschiedenen Geräten integrieren lässt. Wenn Sie also Informationen auf Ihrem Computer aktualisieren, wird dies automatisch auch auf Ihrem Smartphone und auf allen Smartphones und Computern Ihrer MitarbeiterInnen übernommen. Sie müssen nicht mehr sicherstellen, dass Sie sie zig Mal aktualisieren. Sie müssen sich nicht mehr vergewissern, dass jeder die aktuelle Kopie von allem hat.

Da die Dinge in der Regel auch automatisch gespeichert werden, brauchen Sie nur hinzugehen, die Änderung vorzunehmen und das Büro in dem Wissen zu verlassen, dass die Änderung beim nächsten Mal, wenn sich jemand anmeldet, vorhanden sein wird. Und je weniger Zeit Sie damit verbringen, sich Gedanken darüber zu machen, ob Sie daran gedacht haben, die neuesten Vorschriften fürs Saubermachen oder den Speiseplan zu fotokopieren, desto besser.

Wir wissen, dass es viele Möglichkeiten gibt, aber das Wichtigste ist, dass Sie mit einer digitalen Lösung Zeit sparen und sich Ihren Alltag erleichtern können. Sie sollten nicht alles im Alleingang machen müssen. Software und digitale Lösungen können genau die kleine Hilfe sein, die Sie brauchen. Je weniger Zeit Sie mit der Verwaltung verbringen, desto mehr Zeit haben Sie für die Kinder.