Worauf sollten Sie bei der Auswahl von Kita-Software achten?

Im Laufe der Zeit entscheiden sich immer mehr Kindertagesstätten für die Umstellung von der papiergestützten Verwaltung auf ein digitales Kindertagesstätten-Verwaltungssystem, das ihnen bei der täglichen Arbeit behilflich ist.

Mit der steigenden Nachfrage nach effektiver Software wächst auch das Angebot - längst sind zahlreiche digitale Lösungen auf dem Markt.

Wie um alles in der Welt soll man sich bei dieser Auswahl also für das richtige System entscheiden?

Nun, es ist wichtig zu bedenken, dass keine Kindergarten Verwaltungssoftware der anderen gleicht. Viele haben zwar Ähnlichkeiten, aber manchmal sind es die kleinen Unterschiede, die viel Zeit sparen, die Elternarbeit verbessern und jedem Kind helfen, sich individuell zu entwickeln.

Deshalb haben wir in dieser Übersicht zusammengestellt, worauf Sie bei der Auswahl einer Software für Ihre Einrichtung achten sollten. Ganz gleich, ob Sie zum ersten Mal von Papier auf Software umsteigen oder ob Sie einfach nur eine Alternative zu Ihrem derzeitigen System suchen, wir hoffen, dass dieser Leitfaden Ihnen dabei helfen kann, Ihre Wahl besser zu treffen.

Hilfreiche Tipps

Bevor wir mit der Suche nach einer Software für die Verwaltung von Kindertagesstätten anfangen, sollten Sie die folgenden wichtigen Punkte beachten.

• Gehen Sie niemals Kompromisse bei Ihren Bedürfnissen ein - Nicht alle Systeme sind für jeden geeignet. Erstellen Sie eine Liste Ihrer individuellen Bedürfnisse, bevor Sie beginnen, damit Sie das richtige System für sich finden können.
• Hören Sie sich an, was andere sagen - Treten Sie Facebook-Gruppen und Online-Diskussionsforen bei, um Fragen zu stellen und ein Gefühl für die allgemeinen Erfahrungen zu bekommen, die andere mit verschiedenen Systemanbietern gemacht haben.
• Denken Sie an die Eltern - Die Auswahl einer Software, die einfach zu bedienen ist und den Eltern das Gefühl gibt, mit einbezogen zu werden, kann einen großen Einfluss auf Ihren Ruf bei aktuellen und potenziellen Eltern haben.
• Unterstützung und Schulung - Verfügt der Anbieter über hochwertige Schulungsressourcen und Kundenbetreuung? Versuchen Sie, bei bestehenden Kunden herauszufinden, wie einfach es ist, das Support-Team zu erreichen.
• Finden Sie die versteckten Kosten - Denken Sie daran, dass bei einigen Systemanbietern zusätzliche Kosten anfallen können, z. B. Einrichtungsgebühren oder teure Schulungsmaßnahmen, die Sie in Kauf nehmen müssen, um loszulegen.
• Funktioniert das System überall? - Überlegen Sie, wie die verschiedenen Teile des Systems zusammenarbeiten oder ob Sie viele Daten doppelt eingeben müssen. Funktioniert es auf all Ihren Geräten?
• Benutzerfreundlichkeit - Das System, für das Sie sich entscheiden, ist nur so wertvoll wie das, was Sie in es hineinstecken. Achten Sie darauf, dass es für alle MitarbeiterInnen intuitiv und einfach zu bedienen ist.
• Kann es mit dem Geld umgehen? - Die Abrechnung ist ein Bereich, der für einige Systeme eine Herausforderung ist, insbesondere bei der Vielzahl der Abrechnungsmöglichkeiten. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Art der Abrechnung berücksichtigt wird.
• Informieren Sie sich aus erster Hand - Sobald Sie die Auswahl getroffen haben, bitten Sie bevorzugte Anbieter, Sie mit lokalen Einrichtungen in Verbindung zu bringen, damit Sie aus erster Hand von deren Erfahrungen mit der Plattform erfahren können.
• Sehen Sie sich die Plattform zuerst in Aktion an - Vergewissern Sie sich, dass Sie eine richtige Demo bekommen und alle Ihre Fragen beantwortet bekommen, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen.
• Können Sie einfach aussteigen? - Finden Sie heraus, ob die Plattform einen festen Vertrag vorschreibt oder eine Vertragsstrafe für den Ausstieg aus der Software verlangt, wenn Sie merken, dass es nicht gut funktioniert.

Die Grundlagen

Welche Grundlagen braucht die Software für Kitas, um wirklich etwas zu bewirken und nicht nur Ihre Arbeit zu erschweren?

Dies sind unserer Meinung nach die Kernelemente, die eine Kindergarten Verwaltungssoftware erfüllen muss, um Ihre Einrichtung voranzubringen, sowie einige der Dinge, die Eltern erwarten könnten.

Denken Sie daran, dass ein System die Arbeit wesentlich schneller und einfacher machen sollte. Wenn Sie feststellen, dass das System mehr Zeit als zuvor in Anspruch nimmt, selbst wenn Sie sich einmal daran gewöhnt haben, ist es vielleicht an der Zeit, sich nach einem anderen System umzusehen.

• Kommunikation mit den Eltern - Vorbei sind die Zeiten, in denen man sich durch ein dickes Adressbuch wühlen musste, um die Eltern anzurufen oder ihnen eine E-Mail zu schicken - der einfache Kontakt per Chatnachricht über eine Plattform ist heute die Norm. Das Teilen von Fotos und anderen Aktualisierungen im Laufe des Tages ist ebenfalls eine wunderbare Möglichkeit, die Eltern einzubinden (lesen Sie, was wir tun, damit die Eltern im Mittelpunkt Ihres Leitbildes stehen).
• Verhältnisse und Raumplanung - Das Verhältnis von Personal zu Kindern ist eine wichtige Aufgabe bei der Arbeit im Kleinkindbereich. Ein digitales System kann Ihnen dabei helfen, die Personalplanung zu vereinfachen und ganze Stunden Arbeit zu sparen, die Sie anderweitig besser nutzen können.
• Unfallberichterstattung - Eine Software kann sehr hilfreich sein, wenn es darum geht, Unfall- und Zwischenfallberichte zu sammeln, zu analysieren und zu reflektieren, um einen Überblick über die Ereignisse in der Einrichtung zu erhalten und die eventuell notwendigen Änderungen vorzunehmen.
• Tägliche Kindertagebücher - Alle Ereignisse im Leben eines Kindes in Ihrer Einrichtung, wie z. B. Windelwechsel, Mahlzeiten und Snacks sowie Schlafenszeiten, können in einem digitalen System, das einem Lerntagebuch ähnelt, viel schneller erfasst werden.
• Cloud-basiert - Das geräteübergreifende Arbeiten, bei dem die Informationen in Echtzeit über die Cloud aktualisiert werden, hilft dem Personal und den Eltern, ein einheitliches Bild von den Vorgängen in der Einrichtung zu erhalten, ohne dass umständliche doppelte Dateneingaben erforderlich sind.
• Kundensupport - Gibt es jemanden, an den man sich wenden kann, wenn man sich nicht sicher ist, wie man etwas auf der Plattform tun soll? Wie sieht es mit der Möglichkeit aus, detaillierte Informationen in der App zu erhalten? Sind Support-Artikel verfügbar, wenn Sie nicht weiterkommen?
• Dokumentenspeicherung - Ein Ort, an dem Sie diese wichtigen Dateien speichern können, mit unterschiedlichem Zugriff je nach Rolle der Mitarbeiter, kann Ihnen dabei helfen, zusammenzuarbeiten und Richtlinien, Verfahren und Schulungsmaterialien gemeinsam zu nutzen sowie die richtigen Dinge vertraulich zu behandeln.

Die ‚Extras‘, die man haben sollte

Welche Extras könnte die Kindergarten Verwaltungssoftware bieten, damit Sie noch mehr Einblick in Ihre Einrichtung erhalten und Ihre Prozesse verbessern können?

Auch wenn einige dieser Funktionen wahrscheinlich mit zusätzlichen Kosten verbunden sind, so sind es doch oft diejenigen, mit denen Sie viel Zeit sparen, den Eltern ein noch besseres Erlebnis bieten und Ihre Abläufe optimieren können. Deshalb lohnt es sich, diese Funktionen und ihren Nutzen für Ihre Einrichtung genau zu analysieren, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen.

• Maßgeschneiderte Berichte und Analysen - Ob fortschrittliche Schulden- und Umsatzprognosen oder Belegungsanalysen zur Vorhersage und Verbesserung künftiger Kapazitäten - dies sind die „großen Eckdaten“, die Ihnen helfen können, fundiertere Geschäftsentscheidungen zu treffen.
• Anfragen und Wartelisten - Wenn Sie häufig mit neuen potenziellen Eltern aus der Nachbarschaft zu tun haben, ist es gut, einen zentralen Ort zu haben, um Beziehungen zu verwalten, zu kommunizieren und für die Kinder, die bald in Ihre Obhut kommen könnten, vorauszuplanen.
• Anmeldebildschirm - Die Anmeldung von Kindern kann leicht zu einem der geschäftigsten Abschnitte des Tages werden, und wenn Eltern sich selbst mit einem übersichtlichen Bildschirm anmelden, kann dies den Prozess beschleunigen und sicherstellen.
• Von Eltern angeforderte Betreuung - Ad-hoc-Ergänzungen, wie z. B. die Beantragung zusätzlicher Belegung und Mittagessen, sind eine hervorragende Methode, um die Einnahmen zu steigern und freie Plätze in Ihrer Einrichtung zu besetzen. Wenn Eltern dies schnell und einfach per App erledigen können, ist dies ein Garant dafür, dass die Auslastung steigt.
• Urlaubs-, Krankheits- und Genehmigungsanträge - Anträge und Benachrichtigungen von Eltern für Urlaub und Krankheit gehen ständig ein. Die zentrale Verwaltung dieser Anfragen kann sicherstellen, dass sowohl das Personal der Kindertagesstätte als auch die Eltern keine wichtigen Informationen verpassen.
• In-App-Zahlungsabwicklung - Bieten Sie den Eltern ein noch reibungsloseres Erlebnis und vermeiden Sie den Umgang mit Bargeld, Banküberweisungen, Schecks und den Abgleich, indem Sie die Zahlungen in die Plattform integrieren.
• Automatisierung - Einige der grundlegenden Aufgaben, die Sie täglich erledigen, sind auch diejenigen, die Ihre Arbeitszeit stark beanspruchen, wie z. B. der Wechsel von Räumlichkeiten oder das Eintreiben von Rechnungen. Mit einem Mausklick können diese einfachen Aufgaben in einigen Systemen schnell und einfach automatisiert werden, sodass Sie Stunden an Bürokratie einsparen können.

Die „Zeitfresser“

Welche Funktionen sind (in den meisten Fällen) tatsächlich unnötig und können den Betrieb Ihrer Einrichtung für Sie selbst, das Personal oder die Eltern verkomplizieren?

Es kann verlockend sein, sich für ein System zu entscheiden, das deutlich mehr Optionen, Einstellungen und Anpassungsmöglichkeiten zu haben scheint als die Konkurrenz. Wir würden jedoch aufgrund der Verwirrung, der zusätzlichen Kosten und der geringeren Aktualisierungshäufigkeit davon abraten.

Einige der Dinge, über die Sie zweimal nachdenken sollten:

• Vorschläge für den nächsten Schritt - Jedes Kind ist einzigartig und geht seinen eigenen Entwicklungsweg. Das Personal, das mit diesem Kind arbeitet, kennt es am besten und weiß, wie sie es in seiner weiteren Entwicklung unterstützen können.
• Komplizierte Beobachtungen - Beobachtungen sollten einfach sein, damit das Personal erfassen kann, was ein Kind tut, und sofort wieder mit ihm interagieren kann. Hüten Sie sich vor Systemen, bei denen die MitarbeiterInnen mehrere Schritte, mehrere Textfelder oder zeitaufwändige Angaben durchlaufen müssen, nur um eine Beobachtung zu erfassen.
• Eine übermäßig volle Plattform - Auch wenn es schön sein mag, unendlich viele Funktionen zu haben, führt dies in Wirklichkeit zu Unordnung und Verwirrung. Das System, für das Sie sich entscheiden, sollte flexibel genug sein, um das zu tun, was Sie brauchen, aber nicht so umfangreich, dass es Ihre MitarbeiterInnen oder sogar Eltern verwirrt.
• Lokal gespeicherte Daten - Systeme, die nicht cloudbasiert sind, haben zur Folge, dass die Daten nicht für alle Benutzer konsistent sind. Außerdem besteht die Gefahr des versehentlichen Löschens, des Datenverlusts oder des unerwünschten Zugriffs aufgrund von Beschädigung oder Diebstahl.
• Getrennte Apps oder Systeme - Anstelle eines einzigen, einheitlichen Systems bieten einige Anbieter verschiedene Apps für verschiedene Personen oder spezielle Anwendungsfälle an. Dies erschwert die Zusammenarbeit des Systems als integriertes Ganzes und führt zu doppelter Dateneingabe, langsameren Aktualisierungen und der Einführung neuer Funktionen, was zu einer unübersichtlichen Erfahrung für Personal und Eltern führt.
• Hohe Anfangskosten - Diese sollen Sie binden und es Ihnen erschweren, die Einrichtung zu verlassen, wenn Sie unzufrieden sind. Viele Anbieter geben auch an, dass Sie für die Schulung extra bezahlen müssen. In Wirklichkeit sollte die Schulung im Preis inbegriffen sein oder das System so einfach sein, dass Sie einen Großteil davon selbst übernehmen können.