Famly Erfolgsstory Skoleforeningen

Skoleforeningen ist der Dänische Schulverein für Südschleswig, der in der Grenzregion zwischen Deutschland und Dänemark schon seit 1920 besteht und heute über 100 Schulen und Kindertagesstätten betreibt.

Im Sommer 2016 beschloss Skoleforeningen ein neues System einzuführen, um die Kommunikation mit den Eltern zu stärken und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Dahinter stand der Wunsch den Arbeitsalltag der Pädagogen zu optimieren und ihnen mehr Zeit für die Kinder und Eltern zu ermöglichen.

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Skoleforeningen und Famly

In den Kindergärten wurde oft sehr viel Zeit für verwaltungstechnische Aufgaben, wie zahlreiche Telefonate über Krankmeldungen am Morgen, das Verteilen von Zetteln für Veranstaltungen oder das Einholen von elterlichen Genehmigungen benötigt. Dadurch fehlte Zeit für den persönlichen Umgang mit den Kindern und Eltern. Lars Bo Hansen, stellvertretender Leiter des Skovgade Børnehave in Flensburg, beschrieb die Situation vor Beginn der Nutzung von Famly so:

„Vorher war es so, dass ein Mitarbeiter jeden Tag die Ankunft der Kinder genau dokumentieren musste, da diese Daten für die Behörden erfasst werden müssen. Das war aber keine sehr nette Art die Kinder und Eltern am Morgen zu begrüßen und außerdem nahm es viel Zeit in Anspruch.“

Auf der Suche nach einem besseren Kommunikationssystem stieß Skoleforeningen auf Famly und führte die Software in einigen Einrichtungen probeweise ein. Ziel war es herauszufinden, ob eine digitalisierte Lösung den Verwaltungsaufwand der Einrichtungen tatsächlich verringern und somit die Kommunikation zwischen Einrichtungen und Eltern nachhaltig positiver gestalten könnte.

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Erfahrungen mit Famly

„Es ist uns wichtig, dass sich alle von Famly gesammelten Daten in einem geschlossenen System befinden, auf das andere nicht zugreifen können. Es ist also nicht so wie bei anderen Sozialen Medien, zum Beispiel Facebook, wo die persönlichen Daten der Nutzer wieder- und weiterverwendet werden können.” -Leif Olaf Truelsen-Knigge, Leiter des IT-Büros-
Eins der wichtigsten Themen bei der Nutzung von Famly war die Sicherheit der Daten. Für Famly hat die Sicherheit der Kinder-und Familiendaten höchste Priorität und dementsprechend werden alle Sicherheitsvorschriften und EU-Datenschutzrichtlinien hundertprozentig eingehalten. Durch Aufklärarbeit und Informationen von Skoleforeningen und Famly fühlte sich der Großteil der Eltern bald bei Famly ‘sicher aufgehoben’.

Es wurde schnell offensichtlich, dass die Eltern die Kommunikation über die Famly App inklusive der vielen Updates über den Tagesablauf ihres Kindes sehr schätzten. Darüber hinaus gab das Arbeiten und Dokumentieren mit der App den Eltern einen ganz anderen Einblick in den Arbeitsalltag der Pädagogen und somit mehr Wertschätzung für ihre Arbeit.

Trotz des sehr positiven Erlebens der Kommunikation durch Famly bestand bei einigen dennoch die Sorge, dass diese Art der digitalen Kommunikation den persönlichen Kontakt und Austausch zwischen Pädagogen und Eltern ersetzen würde. Skoleforeningen erlebte das genaue Gegenteil davon. Vorstandsvorsitzender Udo Jessen sagte dazu: „Famly ist wirklich gut für alle möglichen praktischen und administrativen Aufgaben. Famly ersetzt aber selbstverständlich nicht den persönlichen Dialog zwischen Eltern und Einrichtung wenn es um Bedenken, sensible Informationen oder persönliche Treffen geht. Aber da Famly die praktischen und organisatorischen Aufgaben erledigt, haben Pädagogen und Eltern mehr Zeit, um über die wirklich wertvollen und positiven Dinge zu sprechen: den Alltag und die Erfahrungen der Kinder.“

Neben einer Verringerung des Verwaltungsaufwandes und Optimierung der Arbeitsprozesse erwies Famly auch das Potenzial, den Einrichtungen Geld zu sparen. Der Leiter von Skoleforeningens It-Büro, Leif-Olaf Truelsen-Knigge, rechnete aus: „Wenn die Nutzung von Famly den Pädagogen täglich 30 Sekunden pro Kind einspart, ergibt dies auf alle Einrichtungen aufgerechnet 18 Stunden an Arbeitszeit jeden Tag. Über das ganze Jahr gesehen ergeben sich daraus 2.5. Vollzeitstellen. Das ist eine ganze Menge zusätzliche Zeit, die die Pädagogen dann ganz den Kindern widmen können.“

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Langfristige Zusammenarbeit mit Famly

„Es geht darum, die Arbeitsprozesse soweit wie möglich zu optimieren, damit wir uns ganz auf die Aufgabe konzentrieren können, die uns am wichtigsten ist: für die Kinder da zu sein. Damit kann Famly uns wirklich helfen.“ Lars Kofoed-Jensen, Direktor des Schulvereins.

Basierend auf den positiven Erfahrungen mit Famly entschloss sich Skoleforeningen für die graduelle Einführung der Software in allen ihrer Kindertagesstätten und seit 2016 nutzen alle Kitas der Skoleforeningen Famly sehr aktiv. Seitdem optimiert Famly tagtäglich die Kommunikation mit den Eltern, unterstützt die Einrichtungsleitungen mit der Organisation des Kita-Alltags und ermöglicht es den Pädagogen sich auf das zu konzentrieren, was im Mittelpunkt des Ganzen steht: Die Kinder und ihre Familien.

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