Wie eine Einrichtung durch den Wechsel zu einer neuen Software Zeit sparen konnte

Die Stiftung fit4school – early learning academy ist die führende Institution für Frühförderung in der Region Basel, die sich ganz der Bildung verschrieben hat. Die Einrichtung bietet eine Vielzahl an spannenden Bildungsangeboten an, das Ziel dabei ist Kindern und Jugendlichen die natürliche Freude an Wissen und Lernen zu ermöglichen. Und darin sind sie richtig gut!

Für Lukas Alt, dem Geschäftsleiter der Einrichtung, war es daher sehr wichtig eine Software zu finden, die auf die Arbeitsweise der Einrichtung perfekt zugeschnitten werden kann: “Wir haben wirklich viele verschiedene Gruppen mit verschiedenen Programmen. Da muss man sehr flexibel sein“, so Janick Vodouhe, die Kita-Leitung der Einrichtung.

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Wie war die Situation vor Famly?

Vor Famly hat Janick Vodouhe mit einer Kombination aus einem Programm für die Datenerhebung von Kindesdaten, Excel und Papier gearbeitet: „Ich musste die Rechnungen von Hand aus in Excel entwerfen, Pläne per Hand erstellen und ständig musste ich alles vergleichen und ich hatte keine Möglichkeit Tabellen zu verknüpfen, das war wirklich mühsam.“

Durch den hohen Synchronisationsaufwand waren ihre Prozesse mit dem alten Programm sehr lange und die Fehlerquote unnötig hoch. Es war klar, es muss eine Veränderung her.

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Wie war der Umstellungsprozess?

Der Umstieg zu einem neuen System ist immer eine Herausforderung. Aber was sich für Janick Vodouhe zunächst wie ein Sprung ins kalte Wasser angefühlt hat: „Am Anfang war das total neu für mich, weil ich das vorher noch nie gemacht habe“, war am Ende eine unkomplizierte und angenehme Erfahrung, weil sie bei der Einrichtung Schritt für Schritt von Famly unterstützt wurde „dadurch, dass ich mit Famly das Ganze von Beginn an richtig aufbauen konnte, wurde das im Endeffekt eine maßgeschneiderte Arbeit und deswegen funktioniert’s auch so gut, es deckt wirklich unsere Bedürfnisse ab“.

Darüber hinaus konnten alle Unklarheiten sofort aus dem Weg geräumt werden: „Ich habe mir alle Fragen aufgeschrieben, was am Anfang schon recht viele waren, aber Famly hat immer sofort zurück geschrieben oder angerufen, wenn’s zu kompliziert war per E-Mail.“ Für Janick Vodouhe hat sich der Umstellungsprozess auf jeden Fall ausgezahlt: „Mittlerweile bin ich echt von Famly überzeugt!“

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Wie ist es heute?

Heute nutzt Janick Vodouhe Famly täglich, spart sich dadurch wertvolle Zeit und behält außerdem immer den Überblick: „Am Morgen zum Beispiel komm ich rein und gucke welche Kinder schon da sind und welche nicht. Ich guck wegen den Zahlungen. Wer schon was eingezahlt hat, schau den Belegungsplan an. Es verkürzt extrem die Prozesse in der Arbeit. Das ganze Programm macht meine Arbeit viel übersichtlicher, ich sehe mit einem Klick den Umsatz, welche Rechnungen schon erstellt worden sind, was noch offen ist oder Mehr- Belegungen.“

Dadurch, dass sie alle Anfragen jetzt direkt bearbeiten kann, können sich Fehler nicht mehr einschleichen: „Meine Arbeitsprozesse sind optimiert, weil ich Änderungsanfragen jetzt direkt bearbeiten kann. So wird nichts vergessen, nichts geht verloren und es ist zeitnah. Wir haben durch Famly viel weniger Anfragen wegen Fehlrechnungen oder andere Verständnisfragen von den Eltern. Es wäre wirklich sehr positiv, wenn andere Kitas auch umstellen würden, weil mir hilft das wirklich sehr.“ , so Janick Vodouhe.