Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: Was Kitas jetzt wissen müssen

Wie sieht die rechtliche Lage in Deutschland aus? 

In Deutschland müssen ArbeitgeberInnen die Arbeitszeit ihrer MitarbeiterInnen laut Arbeitszeitgesetz (ArbZG) systematisch erfassen. Diese Vorgabe geht auf eine Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom Mai 2019 zurück. Diese verpflichtete die Mitgliedstaaten der Europäischen Union, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzuführen.

Bisher gab es in Deutschland keine gesetzliche Verpflichtung, Arbeitszeiten von ArbeitnehmerInnen zu dokumentieren. In der Vergangenheit bestand die Verpflichtung des Arbeitgebers nur darin, die werktägliche Arbeitszeit über acht Stunden sowie die gesamte Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen zu dokumentieren.

Der Arbeitgeber war dazu angehalten, diese Arbeitszeitnachweise für einen Zeitraum von mindestens zwei Jahren aufzubewahren und sie auf Verlangen der Aufsichtsbehörde vorzulegen oder zur Einsicht zuzusenden. Das Bundesamt für Arbeit und Soziales hat mit Beschluss vom 13. September 2022 jetzt das sogenannte "Stechuhr Urteil" auch auf ArbeitgeberInnen in Deutschland ausgeweitet. Die neu eingeführte Pflicht zur Arbeitszeiterfassung soll vor allem sicherstellen, dass die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten werden.

Hierbei gilt: die Verpflichtung zur Implementierung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung ist nicht darauf beschränkt, dass der/die ArbeitgeberIn lediglich den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern ein solches System zur Verfügung stellt. Vielmehr muss der/die ArbeitgeberIn dafür sorgen, dass das Arbeitszeiterfassungssystem auch aktiv genutzt wird.

Wie muss die Arbeitszeit in der Kita erfasst werden? 

Die rechtliche Grundlage ist klar: auch die Arbeitszeiterfassung in Kindertagesstätten wird Pflicht. Die tägliche Arbeitszeit im turbulenten Kita-Alltag erfassen? Das kann sich schwierig gestalten, da diese Aufgabe bei all den zahlreichen anderen Aufgaben schnell untergehen kann. Daher muss das Erfassen der Arbeitszeit in Kitas einfach, praktikabel und alltagsorientiert sein.

Die Pflicht zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit kann von Trägern an die Kita-Leitung übertragen werden. Hier gibt es sowohl digitale als auch analoge Methoden, welche bis dato beide zulässig sind.

Es gibt also mehrere Möglichkeiten, die Arbeitszeiterfassung in Kindertagesstätten zu gewährleisten: vom klassischen Stundenzettel auf Papier, über digitale Listen auf Excel bis hin zu digitalen Stempeluhr - alles ist möglich. Und auch zahlreiche Apps haben sich mittlerweile auf das Erfassen von Arbeitszeiten spezialisiert.

Der Nachteil bei der elektronischen Zeiterfassung über eine gesonderte App ist, das externe Systeme und Insellösungen oft nur schwer in den Kita-Alltag integrierbar sind. Auch das handschriftlichen Erfassen der geleisteten Arbeitszeit auf Zetteln ist sehr fehleranfällig, häufig wird es vergessen und muss nachgetragen werden.

In de Realität verstauben diese Listen oft abgeheftet in Ordnern und liegen ohne Datenschutz im Schrank. Wie also kann die Zeiterfassung in der Kita von der Pflicht zu einem einfachen, täglichen To-Do werden?
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Famly: Einfache Zeiterfassung mit nur einem Klick

Durch das Einführen einer Kita-App, die ein Tool zur Zeiterfassung enthält, kann die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung einfach eingehalten und schnell in den Kita-Alltag einbezogen werden. Famly bietet hier die Lösung: das in der Plattform integrierte Tool zur Zeiterfassung wandelt die Pflicht zur Zeiterfassung im Handumdrehen in eine einfache Alltagsaufgabe um und ersetzt dabei noch veraltete, analoge Methoden wie Listen und Zettel.

Mit Famly können Erzieherinnen und Erzieher ihre Arbeitszeit einfach und effizient erfassen. Das tägliche Einloggen kann in die morgendliche Routine integriert werden und es ist kein gesondertes System nötig. Hierzu gibt es vielerlei Möglichkeiten: das Einloggen kann über den Webbrowser, die Smartphone-App, das Tablet oder Terminals erfolgen.

Hierdurch kann aber nicht nur die Kita-Leitung, sondern das ganze Team entlastet werden. Durch die digitale Zeiterfassung per Klick hat die Kita-Leitung einen genauen Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden der Pädagogen und Pädagoginnen.

Doch nicht nur die genaue und fehlerfreie Aufzeichnung der Arbeitszeiten ist ein Vorteil, denn auch die Einsatzplanung des Personals kann hierdurch optimiert werden. Durch genaue Aufzeichnungen von geleisteten Arbeitsstunden können Engpässe in der Personalplanung frühzeitig erkannt, und gezielte Maßnahmen zur Behebung ergriffen werden. Urlaubs- und Krankheitstage können besser verwaltet werden und eine Überschreitung der wöchentlichen Höchstarbeitszeit wird gezielt verhindert. Auch die automatische Erfassung von Pausenzeiten sowie flexible Modelle zur Zeiterfassung, die speziell auf die Bedürfnisse von Teilzeitkräften im Nachmittagsbetrieb zugeschnitten sind, können auf der Famly Plattform abgebildet werden.

Unsere Lösung gewährleistet, dass die Kita-Leitung und je nach Berechtigungen auch das Kita-Team jederzeit einen umfassenden Überblick über geleistete Arbeitsstunden, Betreuungszeiten, Urlaubsansprüche und Fehlzeiten haben. Auch der Personalschlüssel und die Dienstplansteuerung in der Kita sind über die Famly Plattform möglich.

Eine App zur Digitalisierung kann sich erstmal kompliziert anhören, Famly zeichnet sich jedoch durch enorme Benutzerfreundlichkeit aus. Auch unsere Kunden und Kundinnen stimmen dieser Aussage zu. Sabrina Elfers, Leiterin der Kita Kidspace, sieht große Vorteile: “Famly ist sehr auf PädagogInnen angepasst. Die beschäftigen sich ja nicht so häufig mit digitalen Programmen, sondern sind mehr in der Praxis involviert. Und Famly ist im Umgang tatsächlich sehr, sehr einfach und selbsterklärend”.

Lars Kofoed-Jensen, Direktor des Skoleforeningen Schulvereins, sieht außerdem die Effizienz hinter der App: "Da Famly die praktischen und organisatorischen Aufgaben erledigt, haben Pädagogen und Eltern mehr Zeit, um über die wirklich wertvollen und positiven Dinge zu sprechen: den Alltag und die Erfahrungen der Kinder.“

Zusammengefasst: die Zeiterfassung per Knopfdruck spart Zeit und Nerven für MitarbeiterInnen und Kita-Leitung. Aber nicht nur das: Famly bietet auch zahlreiche weitere Funktionen, wie digitale Elternkommunikation und die Planung von Kita-Aktivitäten, um den Kita-Alltag einfacher und reibungsloser zu gestalten. Natürlich ist es hierbei auch wichtig, die gängigen Standards von Sicherheit und Datenschutz einzuhalten. Durch die ausschließliche Nutzung von Server-Standorten in Deutschland und die strikte Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gewährleisten wir einen optimalen Schutz Ihrer betrieblichen Daten vor unberechtigten Zugriffen.