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Woher wissen Sie, wann es an der Zeit ist, den Wechsel einzuleiten?
Sicherlich haben Sie schon von anderen Kita-Leitungen gehört, die über ihre Kita-Software für die Verwaltung und Organisation im Alltag sprechen. Vielleicht haben Sie sie in Werbeanzeigen gesehen. Vielleicht haben Sie sogar ein paar davon ausprobiert. Aber es gibt einen Grund, warum Sie den Schritt noch nicht gewagt haben.
Software wird immer mehr zu einem Teil der Kita-Landschaft. Immer mehr Anbieter entscheiden sich dafür, ihre Kita-Verwaltung und alltäglichen Arbeitsabläufe zu digitalisieren, und diejenigen, die weiterhin mit Papier und Standardsystemen arbeiten, laufen Gefahr, ins Abseits zu geraten.
Gehören Sie zu den noch unentschlossenen? Werfen wir einen Blick auf sechs Argumente, die für eine Software für die Kita-Verwaltung sprechen.
Die Art und Weise, wie Sie mit den Eltern kommunizieren und partnerschaftlich zusammenarbeiten, ist entscheidend für den Erfolg einer Kindertagesstätte. Qualitativ hochwertige Beziehungen zu den Eltern sind der Schlüssel dazu, das Beste für die Kinder in Ihrer Einrichtung zu erreichen und die großartige Arbeit, die Sie in Ihrer Einrichtung leisten, zu zeigen.
Wie kann Software helfen?
Software für Kitas vereint die gesamte Kommunikation mit den Eltern an einem Ort. Mit einer Chatfunktion und automatischen Erinnerungen können Sie sicherstellen, dass nichts vergessen wird, und die Eltern können die Daten ihrer Kinder über die Elternapp aktualisieren, um Ihnen etwas Zeit zu sparen.
Wenn es um die Entwicklung von Kindern geht, kann der Einsatz von Kita Software für die Verwaltung ebenfalls eine enorme Zeitersparnis bedeuten. Der einfache Austausch von Beobachtungen und Lernfortschritten und das Versenden von Aktualisierungen direkt an die Eltern stellen sicher, dass sie tatsächlich gesehen werden und erhöhen das Engagement der Eltern.
Worauf muss ich achten?
In welchem Ordner befand sich die Kalkulationstabelle? Wo haben wir die Papiere hingelegt? Und wie lautete das Passwort noch einmal? Der Papierkram scheint nur noch zuzunehmen, und das bedeutet, dass man immer mehr Dinge aufbewahren muss und dass immer mehr Dinge verloren gehen können.
Wie kann die Software helfen?
Software für Kinderbetreuung hilft Ihnen, alles an einem Ort zu verwalten. Die Systeme können die Speicherung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten, automatische Berichte und alle benötigten Informationen über die Kinder an einem Ort bereitstellen.
Sie werden genau wissen, wo Sie die Informationen finden, denn es gibt nur einen Ort, an dem sie zu finden sind.
Worauf muss ich achten?
Müssen Sie Ihre MitarbeiterInnen zu Überstunden verdonnern, nur damit diese ihren Papierkram erledigen können? Vielleicht mussten Sie sogar zusätzliches Personal einstellen, nur damit Beobachtungen fertig gestellt werden können.
Übermäßiger Papierkram kann zu kostspieliger Überbesetzung führen, und das ist nur die Spitze des Eisbergs. Die Verwaltung des Personalschlüssels, die Aufstellung von Dienstplänen, die Organisation von Fortbildungstagen und Personalversammlungen. Wer bekommt auch schon Kopfschmerzen bei dem Gedanken?
Wie kann die Software helfen?
Auch hier geht es darum, die Arbeitsabläufe zu vereinfachen, um Zeit zu sparen und keine Energie für etwas zu verschwenden, das viel leichter zu erledigen ist. Wenn Sie eine Übersicht mit den tagesaktuellen Daten vor sich sehen, können Sie durch bessere Organisation eine kostspielige Überbesetzung vermeiden. Bessere Kommunikationswege durch gemeinsame Nutzung von Dateien, gemeinsamen Kalendern und Nachrichten werden Ihnen helfen, besser organisiert zu sein und besser mit Ihren MitarbeiterInnen zusammenzuarbeiten.
Worauf muss ich achten?
Die physische Speicherung sensibler Informationen, ob in Papierform oder auf einer Speicherplatte, ist nicht unbedingt die sicherste Art, die frühe Kindheit betreffende Daten zu speichern. Das ist nicht nur anfällig für Diebstahl, sondern es ist auch viel schwieriger zu verhindern, dass MitarbeiterInnen auf Daten zugreifen, die sie nicht sehen sollten - insbesondere bei einem gemeinsam genutzten Computer oder einem offenen Aktenschrank.
Wie kann die Software helfen?
Nicht jede Software ist auf Datensicherheit ausgelegt. Aber viele Anbieter von Software für Kita Verwaltung wissen, wie wichtig der Umgang mit solch heiklen und sensiblen Informationen ist.
Der entscheidende Faktor ist eine ordnungsgemäße Datenverschlüsselung sowohl bei der Übertragung als auch im Speicher. Die meisten Cloud-basierten Softwareunternehmen verfügen über eine solche Verschlüsselung, sodass Ihre Daten sicherer sind als in einem physischen Speicher.
Worauf muss ich achten?
Wir wissen, dass niemand seine Arbeit mit nach Hause nehmen möchte. Aber die Wahrheit ist, dass es manchmal unvermeidlich ist, und es gibt nichts Schlimmeres, als die eine Akte, die man braucht, in der Kita liegen zu lassen.
Wie kann die Software helfen?
Außerdem ist Ihr Leben viel einfacher, wenn Sie die benötigten Informationen immer dann abrufen können, wenn Sie sie brauchen. Das kann auf Ihrem Telefon, einem Tablet oder einem Computer sein, und zwar unterwegs, am Arbeitsplatz oder zu Hause.
Zugangskontrollen sorgen dafür, dass niemand auf Dinge zugreifen kann, wenn Sie es nicht wollen. Aber als ManagerIn und/oder EigentümerIn ist Ihr Leben viel einfacher, wenn Sie zu einem Zeitpunkt, der Ihnen passt, auf die aktuellsten Informationen zugreifen können.
Worauf muss ich achten?
Zeit ist das A und O.
Die Zeit, die Sie damit verbringen, Dinge auf Umwegen zu erledigen, erfordert viel Arbeit und kostet Sie viel Energie. Vergeudete Personalzeit treibt die Personalkosten in die Höhe. Und wenn Sie Ihre eigene Zeit sparen können, haben Sie die Energie und den Freiraum, um Ihre Aufgabenliste abzuarbeiten. Sie wissen schon, die Liste, die voller Ideen ist, um Ihr Einrichtung tatsächlich zu verbessern und auszubauen, anstatt nur dazu beizutragen, Ihren Kopf über Wasser zu halten.
Wie kann die Software helfen?
Eigentlich mit allem, worüber wir gesprochen haben. Die meisten Softwarelösungen für die Verwaltung von Kindertagesstätten sind darauf ausgerichtet, Zeit zu sparen und definitiv schon in der Natur der Sache den Papierkram zu reduzieren. Wie können Sie herausfinden, ob sie für Sie geeignet ist? Nehmen Sie sich eine Woche Zeit und notieren Sie alles, wofür Sie Ihre Zeit aufwenden. Achten Sie besonders auf die Tätigkeiten, die Ihnen besonders viel Zeit und Kraft rauben. Wenn Sie sich dann nach Software-Optionen umsehen, prüfen Sie, ob diese Ihnen bei den Dingen helfen, die Ihre Ressourcen am meisten beanspruchen. Die Chancen stehen gut, dass Sie fündig werden.
Worauf muss ich achten?
Guidance from the Danish Health Ministry, translated in full to English.
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The full recommendations from a working group of over 70 nursery chains in the UK.
Please note: here at Famly we love sharing creative activities for you to try with the children at your setting, but you know them best. Take the time to consider adaptions you might need to make so these activities are accessible and developmentally appropriate for the children you work with. Just as you ordinarily would, conduct risk assessments for your children and your setting before undertaking new activities, and ensure you and your staff are following your own health and safety guidelines.
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